Perkara yang paling penting untuk membuat laporan akaun sudah semestinya dengan adanya dokumen yang berkaitan dengan transaksi perniagaan. Tanpa dokumen yang mencukupi amatlah sukar untuk laporan akaun disediakan dalam tempoh yang ditetapkan. Itu belum lagi jika dokumen tersebut tidak disimpan dan tersusun dengan baik, sudah pasti amat memeningkan terutama bagi pemilik syarikat atau pun akauntan. Kali ini kami akan kongsikan dengan anda bagaimana untuk membuat penyimpanan dokumen secara digital.
Kelebihan Simpanan Secara Digital
- Mudah untuk membuat carian dan rujukan memandangkan semua berada di satu tempat.
- Menjimatkan ruang dan kos untuk menyimpan dokumen seperti almari, fail, kertas.
- Teknologi “Cloud Storage” seperti Google Drive dan One Drive dapat memastikan dokumen anda dapat disimpan dengan selamat.
- Mudah untuk akses fail walaupun ketika berada di luar pejabat.
- Boleh berkongsi fail dengan kakitangan atau Freelances Akaun dengan lebih mudah.
Langkah-Langkah Membuat Dokumen Secara Digital
1) Buat 1 fail dan namakan sebagai “AKAUN [NAMA SYARIKAT ANDA]” atau mana-mana nama yang anda rasa sesuai. Buat dokumen untuk setiap tahun
2) Untuk setiap fail tahunan. Buat fail bagi jenis dokumen yang berkaitan dengan transaksi akaun. Susunan nombor boleh dibuat mengikut kesesuaian.
3) Dalam fail Bank Statement (Penyata Bank). Anda boleh namakan setiap dokumen dengan nama di bawah. Nombor 01 di bahagian hadapan mewakili bulan.
4) Dalam fail Payment Voucher, Official Receipt dan lain-lain pastikan anda buat fail bagi setiap bulan.
5) Anda boleh gunakan nombor rujukan setiap dokumen sebagai nombor fail untuk memudahkan rujukan.
6) Bagi Supplier Invois (Invois Pembekal), anda boleh namakan fail anda dengan mengikut tarikh + nama pembekal. Tetapi jika anda nak gunakan nombor rujukan dokumen pun tiada masalah.
Anda kini dah boleh muat naik semua dokumen berkaitan ke dalam fail-fail yang telah disediakan. Pastikan anda buat sekurang-kurangnya sebulan sekali tetapi lebih kerap lebih bagus. Jangan lupa “backup” fail yang anda buat di Google Drive atau One Drive supaya fail anda sentiasa selamat dari risiko hilang atau terpadam disebabkan faktor-faktor yang tidak dijangka. Jika anda kurang faham atau perlukan penjelasan lebih lanjut, sila hubungi kami di Facebook atau pun terus Whatsapp kami untuk sebarang soalan.
