Kebanyakan mereka yang mengalami masalah menguruskan dokumentasi adalah kerana mereka tidak dapat memahami bagaimana dan bila sesuatu dokumen itu boleh digunakan. Hari ni kami akan tunjukkan kepada anda bagaimana sesuatu dokumentasi itu berfungsi menggunakan perumpamaan kedai makan.
Katakanlah suatu hari anda singgah di satu restoran untuk menikmati makan tengah hari. Anda duduk di tempat anda dan mula memanggil pelayan.
“Boleh saya dapatkan menu?”,
Pelayan memberikan anda sekeping menu yang mempunyai senarai makanan dan minuman berserta harga. Ini disebut sebagai Sebut Harga (Quotation). Anda pun meneliti pesanan sebelum membuat keputusan untuk memesan nasi putih, tom yam campur dan air tembikai laici. Ini disebut sebagai Pesanan Belian (Purchase Order).
15 minit kemudian pelayan datang membawa makanan seperti yang anda pesan.
“Ini adalah pesanan encik, nasi putih, tom yam campur dan air tembikai laici”. Ini disebut sebagai Nota Hantaran (Delivery Note). Dalam situasi ini, pesanan yang dihantar perlulah sama dengan pesanan yang diminta, jika tidak sama, anda berhak untuk menolak dari menerima pesanan dan meminta pelayan memberikan pesanan yang sama seperti yang diminta.
Anda pun menikmati makanan dengan penuh berselera. Setelah selesai makan, pelayan datang kepada anda dengan membawa bil . Ini dipanggil Invois Jualan (Sales Invois). Anda memberikan wang kepada pelayan untuk membuat pembayaran. Ini dipanggil sebagai Baucar Bayaran (Payment Voucher). Pelayan mengambil wang yang anda beri dan mengeluarkan resit sebagai bukti bahawa anda telah membuat pembayaran bagi bil berkenaan.
Jika anda perhatikan dari situasi di atas, anda akan dapat memahami bagaimana sesuatu dokumen itu berfungsi dari permulaan Sebut Harga (Quotation) sehinggalah kepada pengeluaran Resit. Situasi ini sama sahaja tidak kira apa sahaja jenis perniagaan yang anda jalankan. Yang penting adalah bagaimana anda memastikan dokumen tersebut digunakan dengan cara yang betul
